O Impacto da Automação na Redução de Erros Operacionais

Para muitas pequenas e médias empresas de serviço, a realidade diária envolve a gestão de operações com recursos limitados e, frequentemente, o único sistema disponível é um e-mail corporativo e o pacote Office. Nesse contexto, o risco de erro humano se torna um desafio constante e a origem de diversos "incêndios" que precisam ser apagados diariamente dentro da companhia. Esses problemas podem surgir na troca de informações, na gestão de clientes ou na execução de tarefas repetitivas.

Um simples erro, como enviar um e-mail para o destinatário errado ou deixar de seguir um procedimento crítico, pode resultar em prejuízos significativos, perda de produtividade, e até mesmo na perda de clientes. Esses erros, que podem parecer inofensivos à primeira vista, têm o potencial de impactar gravemente as operações e a reputação da empresa.

Neste artigo, exploraremos como esses erros humanos podem comprometer o sucesso de pequenas e médias empresas, e como a automação inteligente pode ser uma solução viável para minimizar esses riscos. Veremos que, mesmo em empresas que ainda dependem amplamente de ferramentas simples como o e-mail para gerenciar seus negócios, a automação pode oferecer uma maneira eficaz de reduzir erros, aumentar a eficiência e liberar o empresário para focar no crescimento estratégico de sua empresa.

Impacto dos Erros Humanos em Diversos Setores

Mesmo antes das interrupções nas operações empresariais provocadas pela pandemia, vários fatores já contribuíam para a ocorrência de erros no local de trabalho. Fadiga, falta de experiência e perda de atenção são apenas alguns dos motivos que levam a falhas que custam milhões às empresas todos os anos. Vamos analisar três casos notáveis que ocorreram recentemente:

1. Setor Financeiro: Em agosto de 2020, funcionários do departamento de crédito do Citigroup cometeram um erro que resultou no envio de quase US$ 1 bilhão aos credores da Revlon Inc., que estavam em litígio com a empresa há anos. Naturalmente, os credores não estavam dispostos a devolver o dinheiro, e o Citigroup teve que recorrer à justiça.

2. Governo: No estado da Virgínia, mais de 500 mil eleitores receberam formulários de voto por correspondência com informações incorretas devido a um erro na formatação de uma planilha. O estado precisou arcar com o custo duplo de impressão e envio dos documentos corretos.

3. Saúde: Em outubro de 2020, cerca de 16 mil casos de Covid-19 não foram reportados no Reino Unido devido a um erro no uso de uma versão antiga do Excel, que não suportava a quantidade de dados gerada. Isso resultou em atrasos e subnotificações críticas.

Por Que os Erros Acontecem?

O que une esses exemplos é o fato de que todos estão relacionados ao processamento de documentos, leitura de dados e captura de informações. Muitos desses erros ocorrem em processos repetitivos, onde os colaboradores acabam cometendo deslizes ao realizar a mesma tarefa inúmeras vezes. Em um cenário onde se trabalha de forma remota, como muitos passaram a fazer recentemente, essas chances de erro aumentam ainda mais.

A repetição excessiva de tarefas não apenas prejudica o desempenho das empresas, mas também é uma das principais razões pelas quais muitos colaboradores consideram deixar seus empregos. Felizmente, a automação de processos (RPA) oferece uma solução eficaz para esses problemas. Tecnologias como a Automação Robótica de Processos (RPA) e a inteligência artificial estão sendo cada vez mais adotadas para realizar tarefas repetitivas e reduzir a margem de erro humano.

Segundo a Gartner, o mercado de RPA está crescendo rapidamente, com expectativas de atingir quase US$ 2 bilhões em 2024. Empresas ao redor do mundo estão percebendo que automatizar processos não só melhora a eficiência, mas também reduz significativamente os riscos associados a erros manuais.

Como Iniciar a Automação?

Decidir por onde começar a automação pode ser um desafio significativo para muitas pequenas e médias empresas. No entanto, uma abordagem baseada em dados é crucial para fazer escolhas informadas e eficazes. Aqui estão algumas etapas essenciais para iniciar o processo de automação:

• Avaliação da Estrutura de Negócios Atual: Antes de implementar qualquer solução de automação, é fundamental revisar e analisar a estrutura existente, dos processos e dos sistemas utilizados. Identificar como os diferentes componentes do negócio interagem pode ajudar a entender melhor onde os erros e ineficiências ocorrem com mais frequência.

• Criação de uma Estrutura de Negócio Sólida: Para que a automação seja bem-sucedida e sustentável, é crucial que esteja alinhada com os objetivos estratégicos da empresa. Uma estrutura de negócios sólida facilita a integração de novas tecnologias e processos, garantindo que a automação possa crescer e se ajustar conforme a empresa evolui.

• Integração com Sistemas de Informação: A análise dos sistemas de informação da empresa pode revelar oportunidades para melhorar a eficiência e a experiência do cliente. Ao integrar a automação com os sistemas existentes, é possível otimizar fluxos de trabalho, reduzir erros recorrentes e aprimorar a precisão dos dados. Isso ajuda a garantir que a automação não apenas se encaixe bem na estrutura atual, mas também contribua para uma operação mais coesa e eficiente.

Conclusão

Os erros humanos continuarão a ser uma realidade em ambientes corporativos, mas as empresas podem adotar medidas proativas para mitigá-los. A automação inteligente é uma solução poderosa que não só minimiza os impactos negativos de tais erros, mas também aprimora a eficiência e a competitividade da organização. Ao integrar tecnologias avançadas e utilizar uma abordagem baseada em dados, as empresas podem transformar seus processos, reduzir custos e melhorar a satisfação do cliente.